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Lo sapevate che le e-mail devono essere conservate per 10 anni?

Lo sapevate che le e-mail devono essere conservate per 10 anni? - Team Memores Computer spa

In un articolo del sito de Il Sole 24 Ore si legge: “I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per dieci anni..." (cliccare sul titolo per approfondire...)

"...Si tratta infatti di documenti informatici, che, in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Codice civile. Le e-mail a contenuto commerciale vanno inoltre tenute e conservate anche a fini fiscali secondo l’articolo 22 del Dpr 600/1973.” (crf. “Mail da archiviare per 10 anni” – Norme e Tributi – di Alessandro Mastromatteo – 04 dicembre 2011)


Per ottemperare a questa normativa si potrebbe pensare che basti effettuare il periodico backup del computer dove vengono conservate le e-mail, ma ciò, in pratica, non è sufficiente in quanto un backup non può salvare le e-mail che sono state cancellate da qualche dipendente “infedele” subito dopo essere state ricevute e quindi della esecuzione del backup.


Il backup, inoltre, non mette al riparo dalla possibilità che una e-mail sia modificata all’interno di esso e quindi possa essere successivamente contraffatta.
I backup, certo, sono indispensabili ma sono pensati per il recupero del sistema in caso di rotture o malfunzionamenti del computer e non per garantire la conservazione di tutte le e-mail.

 

È importante che le aziende che hanno a cuore il problema della sicurezza della conservazione delle e-mail provvedano ad inserire un programma di archiviazione specializzato per le e-mail tra gli strumenti utilizzati in azienda.

 

L’archiviazione delle email e-mail deve garantire che siano archiviate tutte le e-mail aziendali e che queste, una volta archiviate, non possano essere in alcun modo contraffatte.

 

A questo proposito Team Memores Computer spa propone una soluzione di archiviazione affidabile ed economica: MailStore Server.

 

MailStore Server è un programma software che è stato sviluppato in Germania proprio a questo scopo, la cui adozione porta, inoltre, molti altri benefici tra cui:

 

  • la facilità di ritrovare le e-mail in brevissimo tempo potendo effettuare ricerche tra di esse non solo all’interno del messaggio, ma anche nei loro allegati
  • la possibilità di ricercare le e-mail nella propria posta o anche in quella dei propri collaboratori
  • di permettere di cercare le e-mail su un archivio di posta appartenente ad un altro utente che si trovi in malattia o in ferie o si sia definitivamente dimesso
  • l’eliminazione del problema dell’eccessivo spazio occupato dalle caselle di posta nel server mail
  • la riduzione del carico del mail server

 


Per un eventuale approfondimento delle normative circa gli argomenti sopra esposti vi rimandiamo anche ad un articolo di una altra importante rivista professionale .

 

Per ogni ulteriore informazione pratica sulla soluzione ai Vs problemi di archiviazione della posta elettronica potete contattare direttamente il recapito telefonico di Team Memores Computer spa: 0523 576922 e provvederemo a mettervi in contatto con il nostro staff di tecnici specializzati.

Team Memores Computer spa

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